Aménagement flex office

Contractant général, Ever Works accompagne les entreprises tournées vers l’avenir qui investissent dans l’aménagement d’un flex office ou bureau flexible. Popularisé à l’aube des années 2010, ce concept s’est répandu sous l’impulsion de la transition numérique et des effets croisés des confinements et du télétravail. Pour appréhender cette évolution, nous vous assistons dans ce type de projet qui demande un suivi méticuleux des chantiers et un accompagnement au changement.

Transformer vos espaces de travail avec Ever Works

Flex office greenSavez-vous que vous libérez jusqu’à 30 % de votre surface immobilière en supprimant des postes de travail individuels pour aménager un flex office ? Chez Ever Works, nous vous accompagnons dans cette démarche qui consiste à créer un vaste ensemble où chaque salarié n’est plus relié à son poste de travail que par le wi fi. Plus de poste attitré à chacun donc, ni d’open space avec leurs grands pôles compartimentés. Le flex office redessine des espaces de travail où les collaborateurs s’installent librement et différemment chaque jour, pour évoluer de manière plus flexible.

Ever Works effectue donc la rénovation d’anciens espaces de bureaux qui vont devenir de nouveaux espaces d’autonomie et de créativité pour les salariés. Les flex offices que nous créons alternent des espaces collaboratifs avec d’autres espaces spécifiques aux besoins des collaborateurs : salles de réunions, coins détente, cabines d’isolation, espace ludique, etc. Chaque mètre carré gagné par la suppression de bureaux doit être optimisé pour le bien-être et l’épanouissement de chaque salarié. Nous créons pour cela aussi des espaces libre service, des cafétérias, et de manière plus large, tout espace ou équipement dédié à l’univers du service tourné vers les salariés.

Pour vous accompagner efficacement sur un projet de flex office, Ever Works a plus d’un atout à son actif.

  • Nous déclinons toute notre expérience détenue par notre structure Ever Invest dans l’aménagement d’immeubles de coliving et de coworking à l’univers du flex office.
    Ce concept redéfinit l’environnement de travail en s’intéressant à la qualité de vie de ses salariés, à leur bien-être et à la recherche d’un équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. Or, nous détenons déjà une expertise en matière d’aménagements d’équipements de confort et de services, avec la conception de bars, coins cuisine, coins détente, etc.
  • Nous sommes nous-mêmes issus de l’univers des start-ups et sommes force de proposition en matière de nouveaux usages relatifs au numérique et aux nouveaux modes de travail qui lui sont liés.

Comment se déroule l’aménagement d’un flex office avec nous ?

L’aménagement de vos espaces de travail en flex office doit refléter les besoins de votre organisation, dans le contexte actuel de pandémie. L’activité des entreprises se recentre aujourd’hui sur le télétravail, ce qui libère des espaces, mais rend la cohésion des équipes d’autant plus importante. Tout aménagement d’un flex office s’accompagne donc de nouveaux projets qui vont concerner le management, et d’une manière plus large, toute l’organisation de l’entreprise. Il est donc capital pour vous que votre chantier soit livré sans le moindre retard, car ce changement est un véritable enjeu qui va impacter toute votre activité.

Pour cela, Ever Works vous accompagne de façon structurée, suivant des process qui vont aller de la définition des besoins, au chiffrage de l’opération, puis de la rédaction du cahier des charges jusqu’au montage des rétro plannings de travaux et à la livraison.

La définition des besoins

banque flex officeAménager d’anciens espaces de travail en flex office ne demande pas tant de réaménager des locaux que de redistribuer l’espace libéré par les bureaux en fonction des besoins de la société. Cela sous-entend de s’intéresser au changement qui intervient dans l’organisation, car ce changement va imprimer son empreinte dans le nouvel ensemble à créer. Pour cette raison, la définition des besoins se fait non seulement avec le CEO de l’entreprise, mais aussi avec l’ensemble de ses collaborateurs. Différents types sont pris en compte.

Les besoins humains

L’aménagement de l’espace de travail en flex office libère de l’espace, mais dans le même temps, les effectifs de l’entreprise peuvent croître. Déterminer un nombre de poste prévisionnel est donc indispensable pour définir l’aménagement d’un futur flex office. Car il ne s’agit pas que de réaménager l’espace de travail, mais aussi de pouvoir prévoir son futur taux de remplissage pour optimiser son occupation.

Comprendre aussi quelle est l’activité de l’entreprise et quels sont ses modes de fonctionnement est obligatoire pour aménager un flex office. Des équipes qui évoluent en mode projet apprécieront souvent d’avoir leurs salles de réunion et des espaces style “îlots” protégés. L’évolution des équipes et leurs besoins de communication implique ainsi une répartition de l’espace qui intéresse nos architectes d’intérieur, car elle va se jouer en termes de cloisonnements.

Les besoins du management

L’entreprise conserve t’elle son mode de management actuel ou s’oriente t’elle plutôt vers un nouveau type d’organisation ? Il convient de le savoir, afin de déterminer la place de la hiérarchie dans la distribution des bureaux.
Le flex office peut être mis en pratique avec des bureaux individuels pour les managers ou au contraire, avec un mélange des effectifs brassant l’encadrement et les collaborateurs. Enfin, le mode de management a un impact direct sur le type d’équipement : on peut, par exemple, prévoir des portes transparentes pour rendre la hiérarchie plus accessible

Les besoins d’image de l’entreprise

Faire peau neuve et réinventer son espace en flex office est hautement emblématique pour l’image de l’entreprise. Cela la valide comme moderne et prenant soin de la vie au travail de ses collaborateurs. Cela implique aussi une hausse de sa valeur ajoutée en matière de standing et lui permet d’afficher des valeurs fortes ainsi que son originalité. La culture de travail “start-up” est là pour en témoigner, avec ses décors ludiques et ses aménagements qui laissent une large place à la détente et à la créativité : sofas, baby-foot, toboggans… La décoration et la personnalisation de la décoration joue là un rôle très important, qui implique des solutions sur-mesure à trouver en matière de couleurs, d’ameublement et d’agencement. Ces éléments importent pour travailler sur le Branting de l’entreprise.

À savoir :

Nous nous soucions des valeurs de l’entreprise dans le domaine de l’économie et de l’environnement, cher aux jeunes générations, notamment dans le digital. Cela peut influer sur certaines normes que devra respecter le chantier, comme la RSE, incitant les entreprises à rendre en compte des critères environnementaux, économiques, sociétaux et éthiques.

Les besoins techniques

À ce stade, les objectifs et contraintes techniques du projet sont prises en compte par nos architectes et notées au cahier des charges. Une réalisation d’un plan en 3 D va venir concrétiser le projet. Un devis vous est présenté suite à cela. Comptez une quinzaine de jours pour sa préparation. Nous nous appliquons bien sûr à vous délivrer un chiffrage détaillé et tenant compte de la réalisation des travaux dans les délais demandés, de façon à ce que le chantier soit terminé à la date d’emménagement prévue pour vos équipes.

Nous nous engageons aussi à obtenir toutes les autorisations administratives nécessaires et à ce que les travaux se déroulent dans les meilleures conditions possibles, sur le plan logistique et sur le plan social.

Exécution des travaux

travaux aménagement flex officeUne fois que le devis est signé et que toutes les autorisations administratives sont obtenues, les travaux de votre flex office peuvent débuter. Un conducteur de travaux est alors désigné pour piloter les chantiers et en gérer les diverses interfaces : montage des retro plannings, intervention des différents corps de métier, réunions de chantiers, rédaction de comptes-rendus, etc.

Ever Works peut compter sur ses partenariats avec une douzaine de corps de métier différents pour vous assurer de la qualité de ses travaux, régie par notre charte. A nos côtés, interviennent :

  • des spécialistes de l’éclairage ;
  • des plombiers ;
  • des plâtriers et spécialistes des cloisons ;
  • des peintres et spécialistes de la pose de revêtements de sol ;
  • des experts de l’isolation thermique et phonique, etc.

Nous réalisons tout type d’aménagement pour flex office, comme la pose de cloisons (modulaire, vitrée, coulissante, en étagère), la pose de portes (vitrées ou pleines), la pose de moquettes anti bruit ou non, de sols PVC ou de parquets stratifiés. Nous équipons aussi le flex office des moyens de communication les plus modernes. Les installations indispensables que sont la fibre et le wi fi sont assurées par nos partenaires Enedis et Orange. Nous préconisons et fournissons aussi certains équipements numériques obligatoires dans un flex office : écrans plats, hauts parleurs, micro et white-board connectés pour vos salles de réunion, etc.

Notre atout est de vous assurer aussi, tout au long de vos travaux, un accompagnement serein et de qualité avec un seul interlocuteur unique qui vous est dédié. La réception des travaux puis leur livraison sont effectuées par notre maître d’œuvre et vous bénéficiez de toutes nos garanties après-vente.
Notre partenaire SMA BTP, nous assure sur tous nos chantiers comme ceux des flex offices.

Les points forts d’un contractant général

L’aménagement d’un flex office est un événement qui fait date dans l’histoire de l’entreprise. Il est obligatoire de le faire réaliser par une entreprise de travaux qui vous assure de respecter toutes les normes en vigueur, ainsi que les délais et l’enveloppe budgétaire fixés au départ.

C’est ce service que vous assure Ever Works grâce à sa qualité de contractant général, soit de structure qui fonctionne sur la base d’un contrat unique “tout compris”. Nous prenons ainsi toutes les responsabilités afférant au chantier, et elles sont nombreuses en ce qui concerne l’aménagement d’anciens postes de travail en flex office. Elles interviennent en matière réglementaire, juridique, sanitaire, sociale, etc. L’aménagement d’un flex office par un contactant général est donc l’assurance de faire réaliser ses travaux sans mauvaise surprise et sans contrecoups au niveau des délais et des tarifs.

Notre offre “tout compris” se compose bien sûr d’une proposition tarifaire étudiée au plus juste, qui ne peut être dépassée.

Pourquoi réaménager des postes de travail en flex office ?

Plusieurs facteurs devraient, dans l’avenir, accélérer l’installation de flex offices dans les entreprises. On pense bien sûr, à la généralisation du télétravail et à la baisse des effectifs. Mais, le flex office représente aussi une opportunité pour les entreprises à plusieurs niveaux.

Sur le plan financier

budget transformer flex officeLe flex office permet de gagner de la surface, en utilisant les mètres carré libérés par les bureaux vides. Il permet donc d’accroître ses effectifs sans déménager et de faire baisser fort opportunément les coûts du foncier pour l’entreprise. Coûts qui s’accompagnent aussi d’économies relatives à la gestion des espaces de travail. Rappelons que dans un flex office, les collaborateurs sont mis à contribution pour l’entretien des locaux, chacun devant nettoyer sa place lorsqu’il quitte son poste de travail.

Le flex office s’articule aux besoins du télétravail et permet aux collaborateurs de se rendre au bureau de manière plus flexible. Il favorise ainsi une meilleure productivité, en accroissant la satisfaction des salariés. Les temps de trajet sont abaissés, l’absentéisme aussi.

Sur le plan du management

Le flex office c’est aussi un fonctionnement plus flexible des individus, y compris des managers qu’il rapproche de leurs équipes. Il favorise indéniablement les interactions dans l’entreprise et facilite les échanges et la circulation des idées.

On retient du flex office son concept “d’espace à vivre”, avec tous ses aménagements qui rendent l’espace de travail plus vivant, plus gratifiant, ce qui accroît le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Ce n’est pas un hasard si les flex offices se sont d’abord développés dans les milieux de la tech, où il est stratégique pour les structures de retenir leurs recrues. Les clients qui ont fait appel à nos services sur ce type de chantier nous le confirment : le nouveau cadre de travail créé ensemble les aide à attirer et retenir de nouveaux talents !

Intéressé par le flex office ? N’hésitez pas à contacter nos équipes pour vous renseigner sur ce type de projet.